E-mail:
Пароль:
Забыли пароль?

Применение системы управления проектами Project Tracking 2.0 для разработки и улучшения СМК

Геннадий Филатов

ЗАО НПП «РЕЛЭКС» работает на рынке информационных технологий с 1990 года и является одной из ведущих российских компаний в области разработки программного обеспечения. С 1991 года РЕЛЭКС принимает участие в государственных проектах, в том числе по заказу МО РФ, МВД РФ, Росатома и других государственных заказчиков.

В настоящее время на рынке имеется большое количество систем управления проектами – от простых систем для планирования работ до крупных корпоративных решений с гораздо более широкими функциональными возможностями. На многих предприятиях используется целая палитра систем, в совокупности обеспечивающих информационную поддержку процессов жизненного цикла изделий. О недостатках такого подхода (избыточность информации, рассогласованность данных, сложность и высокая стоимость освоения, администрирования и использования и т.д.) сказано и написано уже довольно много, поэтому не будем на них останавливаться. Вместо этого рассмотрим достоинства информационных систем, которые могут быть построены на базе разработанного в ЗАО НПП «РЕЛЭКС» программного комплекса Project Tracking 2.0.

В 2001 г. в ЗАО НПП «РЕЛЭКС» была разработана система Project Tracking – инструмент управления деятельностью различных подразделений и служб предприятия, позволяющий организовать совместную работу команды сотрудников над проектом.

В 2009 г. на основе опыта использования указанной системы были сформулированы и реализованы требования по существенному расширению спектра выполняемых функций, в результате чего разработана Комплексная система управления проектами Project Tracking 2.0, ориентированная на обеспечение поддержки жизненного цикла проектируемых, разрабатываемых и сопровождаемых предприятием продуктов.

Кратко об основных функциях

Project Tracking 2.0 позволяет руководителям управлять планированием, ресурсами и качеством работ, организовывать и контролировать коллективную работу над проектами, получать и анализировать информацию о текущем состоянии проектов и, как следствие, эффективно использовать имеющиеся ресурсы предприятия.

Итак, Project Tracking 2.0 обеспечивает выполнение следующих функций:

  • Планирование работ
  • Отслеживание (мониторинг) статусов работ (этапов проектов и конкретных заданий)
  • Учёт плановых и фактических трудозатрат
  • Управление продуктами и их конфигурацией на всех стадиях жизненного цикла
  • Управление требованиями
  • Управление запросами на изменения
  • Организация и учет проверок выполнения требований (тестирования, аудитов)
  • Управление сценариями тестирования (планами аудитов)
  • Управление рекламациями (регистрация дефектов/претензий потребителей и отслеживание их состояния)
  • Управление документами и их версиями
  • Управление контрольными листами
  • Учёт присутствия сотрудников на работе (автоматизация проходных)
  • Управление взаимодействием с клиентами (или CRM, сокращение от англ. Customer Relationship Management)
  • Управление контрактами и счетами
  • Поддержка организационной структуры и штатного расписания компаний
  • Управление ролями и группами пользователей
  • Обеспечение и контроль безопасности информации (за счет гибкого управления привилегиями и автоматического протоколирования действий пользователей)
  • Формирование отчетов по всем объектам учета
  • Уведомление пользователей о событиях
  • Интеграция с другими системами (импорт/экспорт данных)

От отдельных проектов до СМК

В ЗАО НПП «РЕЛЭКС» программный комплекс Project Tracking 2.0 используется не только как инструмент, обеспечивающий ведение различных проектов по разработке и сопровождению программных продуктов, но и в качестве системы обеспечения планирования и отчетности всех основных служб (отдела маркетинга, службы главного инженера, службы качества и др.), а также в качестве основы для поддержания в рабочем состоянии и улучшения результативности системы менеджмента качества (далее – СМК).

С точки зрения широты охвата деятельности предприятия возможны, по крайней мере, следующие варианты применения Project Tracking 2.0 (а также их комбинации):

а) управление одним или несколькими проектами в рамках отдельных подразделений или проектных групп предприятия (деятельность различных вспомогательных служб при этом планируется, документируется и отслеживается с помощью иных средств);
б) управление проектами, выполняемыми предприятием, а также деятельностью различных вспомогательных служб (например, планово-экономического отдела или службы качества);
в) управление деятельностью по разработке, внедрению и поддержанию системы менеджмента качества в рабочем состоянии.

Как это работает?

На рис. 1 представлена схема связей сущностей, которые в совокупности позволяют, выполнив соответствующую последовательность действий (работ по реализации проекта), обеспечить достижение цели (создание нового продукта и/или развитие существующего).

Примечание – Как будет показано ниже, под продуктом можно подразумевать любой запланированный результат, в том числе, такой «нематериальный» объект, как СМК.

Наиболее общим образом ход работ описывается последовательностью, представленной ниже.

  1. Определение и документирование требований
  2. Определение этапов, необходимых для реализации требований
  3. Определение состава продуктов, которые будут разрабатываться/поддерживаться для реализации требований
  4. Определение конфигурации продуктов (состава и версий продуктов и их модулей)
  5. Планирование работ (создание или импорт иерархической структуры работ)
  6. Размещение в системе (входных) проектных документов
  7. Определение состава привлекаемых сотрудников, назначение прав доступа на объекты системы (как для группы лиц, так и для конкретных пользователей)
  8. Выполнение запланированных работ
  9. Регистрация сведений о статусе работ и соответствующих трудозатратах, размещение в системе (выходных) проектных документов
  10. Отслеживание статуса проекта в различных разрезах (этапы проекта, трудозатраты по версиям продукта и конкретных заданий)
  11. Разработка и регистрация тестов (методик проверки требований)
  12. Подготовка сценариев тестирования (планов проверок)
  13. Выполнение сценариев тестирования (планов проверок) и регистрация обнаруженных ошибок (несоответствий)
  14. Планирование и выполнение работ по устранению ошибок (несоответствий)
  15. Тестирование (проверка) версии продукта, в которой устранены ошибки (несоответствия)
  16. Регистрация, обсуждение, ранжирование запросов на изменение свойств (функций) продуктов
  17. Расширение (изменение) состава и содержания требований

Очевидно, что отдельные работы могут выполняться параллельно, а весь указанный набор работ может (а зачастую – должен) выполняться циклически.

Рисунок 1 – Принципиальная схема взаимосвязей сущностей проекта

Причем здесь качество?

Рассмотрим определение термина «проект», установленное в ГОСТ Р ИСО 9000–2008: проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.

Отметим, что существенной характеристикой проекта является уникальность – как цели (в силу конкретности требований и ограничений), так и совокупности работ, необходимой для ее достижения. С учетом того, что согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2008 продукция (продукт) – это результат процесса, а проект – уникальный процесс, можно заключить, что СМК – это продукт, создаваемый в рамках проекта по её разработке и внедрению, который в дальнейшем должен поддерживаться в рабочем состоянии и улучшаться согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2008 (ГОСТ РВ 15.002–2003).

Если же обратить внимание на п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001–2008 , согласно которому «организация должна разработать, задокументировать, внедрить, поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, постоянно улучшать ее результативность…», можно констатировать, что «жизнь» любой СМК делится на две части, которые можно четко разграничить:

1) разработка и внедрение;
2) поддержание и улучшение.

Понятно, что главное отличие этих частей состоит в том, что первая имеет (потенциально) срок окончания, а вторая нет.

Совокупность работ первой из указанных частей удовлетворяет определению проекта, поэтому такими работами целесообразно управлять как проектом, используя практические и теоретические основы довольно развитой на настоящий момент дисциплины управления проектами. А вот работы по поддержанию и улучшению СМК в рабочем состоянии относятся к операционной деятельности функциональных руководителей и подразделений (высшего руководства, службы качества). Соответственно и цели управления для такой деятельности сосредоточены в области обеспечения и повышения воспроизводимости результатов, удовлетворяющих требованиям, а также повышения эффективности, а не в области создания уникальных продуктов (результатов, услуг).

Ценность программного комплекса Project Tracking 2.0 с точки зрения его применения в рамках СМК состоит в том, что он может быть применен как для целей разработки, документирования и внедрения СМК (для чего могут использоваться и другие системы), так и для поддержания СМК в рабочем состоянии и постоянном улучшении ее результативности.

Рассмотрим обе части (проектную и функциональную) через призму тех возможностей, которые предоставляет Project Tracking 2.0.

От частного к общему

Рассмотрим известную модель СМК, приведенную в ГОСТ Р ИСО 9000–2008 (см. рис. 2).

Условные обозначения:

Сплошная стрелка - деятельность, добавляющая ценность
Пунктирная стрелка - поток информации

Рисунок 2 – Модель системы менеджмента качества, основанной на процессном подходе

Известно, что обычно СМК строится не с нуля, а на базе уже существующей системы управления предприятием. Поэтому рассмотрим именно такую ситуацию, поскольку работы по проектированию и разработке СМК с чистого листа (например, на вновь созданном предприятии) очень близки к ней по своему содержанию. Более того, с учетом периодического пересмотра стандартов ИСО серии 9000 СМК может (и должна) быть частично или полностью перепроектирована для обеспечения соответствия изменившимся требованиям.

Итак, для обеспечения соответствия продукции требованиям необходимо передать их на вход соответствующих процессов жизненного цикла продукции и обеспечить их качественное выполнение. Программный комплекс Project Tracking 2.0 позволяет осуществить такую передачу требований путем их регистрации в базе данных и назначения прав доступа к ним сотрудникам (подразделениям), привлекаемым к работам по их реализации. Для регистрации требований в базе данных достаточно выполнить импорт содержащего их файла либо внести их вручную.

Поскольку в рассматриваемом случае «продукцией» является сама СМК, результатом выполнения процессов ее жизненного цикла и будет разработанная СМК (см. нижнюю часть рис. 2: Требования => Процессы жизненного цикла продукции = > Продукция). Это, так сказать, результат проектной части работ. Последующие работы, касающиеся СМК, направлены на постоянное улучшение СМК и выполняются как в рамках периодических работ (таких как внутренние аудиты, анализ со стороны руководства), так и в текущем режиме (оперативное устранение несоответствий, проведение корректирующих и предупреждающих действий).

По каждому требованию (группе требований) может быть сформирован набор работ, направленных на его реализацию, а также тест (т.е. описание действий по проверке этого требования), необходимый и достаточный для получения информации о степени выполнении требования. Элементарной проверкой будем считать такой тест, который проверяет выполнение одного требования нижнего уровня (т.е. такого, у которого нет дочерних требований). Различные наборы тестов могут быть сгруппированы в сценарии тестирования (планы проверок), а применительно к такому специфическому продукту как СМК можно это трактовать так: для каждого определенного подмножества требований из совокупности элементарных проверок можно сформировать план, который будет ничем иным как планом внутреннего (или внешнего) аудита. Критерии группировки могут быть различны, например, элементарные проверки для всех требований, относящихся к процессу или подразделению.

Project Tracking 2.0 позволяет сгенерировать набор элементарных проверок, соответствующих заданному набору требований, автоматически, что обеспечивает уверенность в том, что при надлежащем проведении внутреннего аудита ни одно из требований не будет пропущено, поскольку его проверка включена в план аудита.

Несоответствия, обнаруженные в ходе выполнения сценария проверки (плана аудита), регистрируются в Project Tracking 2.0, при этом формируется протокол выполнения сценария (т.е. протокол аудита в электронно-цифровой форме).

Таким образом, с помощью Project Tracking 2.0 можно выполнять измерение степени выполнения требований как к продуктам в традиционном понимании, так и к СМК.

Кроме того на основе различных отчетов, генерируемых средствами Project Tracking 2.0, можно выполнять измерение и анализ и планировать действия по улучшению (в частности корректирующие и предупреждающие действия). Постоянное улучшение СМК обеспечивается в рамках Project Tracking 2.0 использованием функций управления запросами на изменения. Запрос на изменение – это предложение об усовершенствовании продукта (СМК), зарегистрированное в системе отслеживания запросов на изменения. Project Tracking 2.0 предоставляет функции, помогающие выполнять и другие виды работ непроектного характера (менеджмент ресурсов, обеспечение обмена информацией, управление документацией и записями).

В качестве примера, подтверждающего последнее утверждение, приведем практику предприятия-разработчика, ЗАО НПП «РЕЛЭКС». Согласно действующему на предприятии руководству по качеству всем сотрудникам предприятия рекомендуется вносить замечания и предложения в базу данных Project Tracking 2.0 следующим образом:

  1. замечания и предложения оперативного характера, касающиеся обеспечения ресурсами, инфраструктуры и производственной среды – в виде заданий;
  2. замечания и предложения, касающиеся СМК (например, предложения по изменениям в процедурах, процессах или НД СМК, предложения о разработке новых НД, использовании новых технологий и т.п.) – в виде запросов на внесение изменений.

Преимущества Project Tracking 2.0

В заключение отметим еще несколько важных особенностей рассмотренной системы.

  • Снижение расходов
  • Высокий уровень покрытия и автоматизации процессов жизненного цикла разработки изделий (от требований до тестирования) обеспечивается с помощью одной системы – Project Tracking 2.0, что позволяет значительно сократить расходы.
  • Укрепление безопасности
  • Входящая в состав компонентов системы СУБД ЛИНТЕР 6.0 в сочетании с привилегиями Project Tracking 2.0 обеспечивает высочайший уровень безопасности данных, который гарантирует надёжную защиту коммерческой тайны.
  • Обеспечение трассируемости
  • В Project Tracking 2.0 автоматически регистрируется информация обо всех важных изменениях данных. Это позволяет, в частности, даже спустя несколько лет определить причины, содержание, автора и последствия изменений. А механизмы версионности продуктов и составляющих их модулей в сочетании с подсистемой учета поставок позволяют проследить историю, применение и местонахождение продукции предприятия, т.е. обеспечить ее прослеживаемость (согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2008).
  • Ориентация на потребителя
  • Функции Project Tracking 2.0 по учету контрактов и контрагентов, а также по учету требований (включая регистрацию и отслеживание их изменений) позволяют более эффективно реализовать соответствующие требования не только ГОСТ Р ИСО 9001–2008, но и ГОСТ РВ 15.002–2003, облегчая выполнение соответствующих задач отделам, ответственным за договорную работу и маркетинг.
  • Близость к потребителю
  • Весь функционал Project Tracking 2.0, за исключением сервера приложений, разработан специалистами ЗАО НПП «РЕЛЭКС», что позволяет потребителям получить возможность частичной или значительной доработки системы под свои уникальные потребности.

Заключение

Представленная Комплексная система управления проектами Project Tracking 2.0 может быть рекомендована предприятиям, деятельность которых связана с проектированием, разработкой и сопровождением научно-технической и иной продукции, а также предприятиям, внедряющим и развивающим СМК, в качестве средства, обеспечивающего построение единой информационной системы, необходимой для эффективного менеджмента качества и управления проектами.


Возврат к списку

ѕрокрутить вверх